Offentlig upphandling

Mall för motion/initiativ till kommunfullmäktige om upphandling av ansvarsfull, hållbar mat (på svenska) Mall för motion/initiativ till kommunfullmäktige om upphandling av ansvarsfull, hållbar mat (på finska) Hustavla med kvalitetskriterier Närmatsguiden Förnyade Lähiruokaopas 2017 Motivas guide för ansvarsfull upphandling MTK:s & SLC:s upphandlingskampanj


Medvetenheten kring hur vi tar hand om våra barn, äldre och andra som tar del av det offentliga köket har höjts betydligt under de senaste åren. Vi vill att det erbjuds god och näringsrik mat, lagad av etiskt och hållbart producerade råvaror. Detta är vad varje unge är värd – varje dag. Detta är din mormor värd och detta är varje kommunalt anställd värd under sin dagliga arbetslunch.

Ren och trygg finländsk mat är för oss en hederssak. De finländska matproducenterna har förbundit sig till livsmedelskedjans ansvarsfulla kvalitetsarbete från jord till bord. Det betyder i praktiken att de finländska producenterna lever upp till strängare livsmedelssäkerhet, miljöskydd och djurvälfärd än vad som krävs inom och av EU. Det innebär bl.a. grisar med knorr, djur som inte har medicinerats med antibiotika i förebyggande syfte och trygga odlingsmetoder. Dessa normer för matproduktionen, som definieras i vår egen lagstiftning, ska vara utgångspunkten även för den mat som serveras i de offentliga köken.

Statsrådets principbeslut om ansvarsfull upphandling från juni 2016 sammanfattar denna medvetenhet. Upphandlingslagen ger stora möjligheter, men ansvaret att välja ansvarsfulla inhemska och närproducerade produkter ligger hos beslutsfattarna. Det handlar om en helhetsbedömning och valet är ditt.

Statsrådets principbeslut - ansvarsfull offentlig upphandling

Vid offentlig upphandling av livsmedels- och måltidstjänster ska hög kvalitet och totalekonomisk hållbarhet vara målsättningen. Det slog statsrådet fast i sitt principbeslut om ansvarsfull offentlig upphandling av livsmedels- och måltidstjänster i juni 2016

Enligt regeringens mål ska man i fortsättningen använda bara ansvarsfullt producerade produkter när det gäller offentlig upphandling av livsmedels- och måltidstjänster. Vid statliga livsmedelsupphandlingar ska man särskilt beakta goda odlingsmetoder med tanke på miljön, djurens välbefinnande och hälsa samt livsmedelssäkerhet. I praktiken innebär detta att offentliga storkök använder mer inhemska råvaror.

Statsrådet rekommenderar att även alla andra offentliga upphandlande enheter samt företag som omfattas av statens ägarstyrning iakttar de principer och mål som ingår i principbeslutet. Det gäller därför för kommuner, samkommuner att dra upp riktlinjer som anammar riktlinjerna i statsrådets principbeslut. Därför är det avgörande att kommunen sätter tydliga strategiska målsättningar samt kvalitetskriterier för den mat som upphandlas. 

I mars 2017 publicerades Motivas anvisningar för ansvarsfull upphandling, vilka tagits fram på uppdrag av jord- och skogsbruksministeriet. 

Övriga politiska riktlinjer och program

Strategin Europa  2020
Starkt uppsving för ekologisk och närproducerad mat i Finland

Programmet för närmat 2020
Alla kommuner satsar på närmat år 2020.

Programmet för utveckling av ekobranschen 
20  % ekologiska produkter senast 2020.

Statsrådets principbeslut om cleantech 2013
Målsättningen är 20 % ekomat senast år 2020. Dessutom vill man förhindra matsvinnet och förbättra energieffektiviteten.

Klimatstrategin 
Inhemsk jordbruksproduktion är garantin för försörjningstrygghet.

Sätt upp mål, ställ krav!

Beslutsfattarna ansvarar för att en kommun, samkommun eller annan upphandlande instans sätter upp strategiska målsättningar för den mat som anskaffas. Exempelvis i kommunens strategi eller i samband med budgeten kan fullmäktige definiera ramarna och målsättningarna för att öka andelen ansvarsfullt producerad mat i upphandlingen. Strategiska beslut om upphandling kan även göras på landskapsnivå.

Det centrala är att riktlinjerna för upphandlingen genomgående förankras i alla instanser och löper som en röd tråd ända till det praktiska upphandlingsförfarandet. Kom ihåg att de viktigaste frågorna avgörs redan i samband med förberedelserna inför upphandlingsprocessen.

Kom ihåg att oberoende av hur matservicen konkurrensutsätts (via upphandlingspool, inköpscentral, kommunalt affärsverk o.s.v.) har kommunen som kund hos den upphandlande enheten alltid rätt att kräva service enligt sina egna strategier. Om flera kommuner hör till samma upphandlingsenhet är det en fördel om kommunerna har kommit överens om enhetliga strategier som upphandlingsenheten ska följa.

Kvalitetskriterier enligt produktgrupp

I upphandlingsanvisningarna skriver man in konkreta kvalitetskriterier för upphandlingen som beaktar goda odlingsmetoder, djurens välbefinnande och livsmedelssäkerhet.

De krav som ställs på livsmedel bör ha en anknytning till upphandlingen och ha betydelse när anbuden jämförs. Det är inte tillåtet att utan grund kräva sådant som begränsar konkurrensen eller gynnar eller missgynnar en anbudsgivare. Grunderna och kriterierna för jämförelsen anges i anbudsförfrågan.

Man kan lägga fram detaljerade kvalitetskriterier enligt produktgrupp för åtminstone följande egenskaper hos livsmedel: färskhet, jämn kvalitet, spårbarhet, salt- och fetthalt, ekologiskt produktionssätt, mängden bakterier och säkerhet.

Det är också möjligt att tillämpa andra kriterier som beaktar principen om icke-diskriminering av anbudsgivarna, till exempel process, leveranstid, hantering av svinn, uppgifter om ursprung för råvaror som ingår i förädlade produkter och beaktande av näringsrekommendationer.

Exempel på kvalitetskriterier

Beroende på situationen kan kriterier innefatta t.ex. följande aspekter, som kan beaktas vid upphandlingsförfarandet: 

⚫ för spannmålsprodukter ska råvarornas ursprungsland och produktens förädlingsland uppges
⚫ för tvättad, potatis ska ursprung, odlingsgård och produktionssätt uppges 
⚫ mjölk-, kött- och äggprodukters frihet från läkemedelsrester och salmonella ska grunda sig på tillsyn och verifierande kontrollsystem
⚫ svin ska ha knorr och ett utrymme som överskrider ett visst kvadratmetertal per slaktsvin
⚫ produkter från fjäderfän ska komma från gårdar där fåglarnas näbbar inte trimmas
⚫ i djuruppfödningen har inte använts antibiotika i förebyggande syfte. 
⚫ för bär och frukter ska ursprungsland och odlingsgård eller insamlingsområde uppges, och bären och frukterna ska kunna serveras utan uppvärmning 
⚫ för fisk ska ursprungsland och information om det är fråga om vild, odlad eller ansvarsfullt fångad fisk uppges. 

Lyckad upphandling i praktiken

De första stegen för att i praktiken öka användningen av finländska och närproducerade råvaror kan man ta genom att ordna ett diskussionstillfälle i kommunen eller tillsammans med flera kommuner. Diskussionen, som bör vara öppen för alla intresserade, ska samla centrala beslutsfattare, upphandlingsansvariga, ansvariga för kostservice, grossister samt företagare och producenter.

Kan man i kommunen grunda ett upphandlingsombud för att samla nätverket och stöda upphandlingsprocessen? Eller kan man hitta en annan samordnare av upphandlingsnätverket, till exempel en aktör inom ett regionalt matprojekt?

Genom att kartlägga livsmedelsmarknaden lokalt och regionalt får man god information om vilka produkter som finns att tillgå. God marknadskännedom behövs för att kunna välja rätt upphandlingsförfarande vid olika upphandlingar.

Dessutom behövs god dialog och samarbete mellan företag och producenter för att stärka tillgången till råvaror. Det kan löna sig att gemensamt utveckla förädlingen av en råvara eller skräddarsy en produkt och förpackningsstorlek så att den lämpar sig för matservicens behov. Kom ihåg säkra leveranser.

Producenter och förädlare bör informeras i god tid om kommande upphandlingar, inte enbart i HILMA. Upphandlaren och säljaren får vara i kontakt innan anbudsförfarandet. Det går med andra ord bra att kommunicera med tänkbara leverantörer om deras kapacitet och möjlighet att delta i anbudsgivningen. När anbudsförfarandet väl har startat är detta inte längre möjligt.

För att främja upphandlingen av finländska råvaror är matlistan, som är grunden för anbudsförfrågan, i nyckelposition. Matlistan kan planeras så att den sporrar till att använda finländska råvaror, till exempel genom att ersätta ris med korn eller genom att planera menyn enligt säsong.

Genom att tillåta partiella anbud eller dela upp stora upphandlingshelheter i mindre delar, i separata anbudsförfrågningar, kan man förbättra producenters och mindre förädlares möjligheter att komma med ett anbud. Det är inte tillåtet att dela upp en upphandling för att undgå upphandlingslagens bestämmelser. Däremot är det möjligt att göra produktgruppsvisa upphandlingar av exempelvis bageriprodukter, bär eller förädlade fiskprodukter. Säsongsprodukter kan likaså konkurrensutsättas som en egen grupp. Det lönar sig även att överväga om det är möjligt att göra delanbud för att underlätta små och medelstora företags möjligheter att delta i anbudstävlingen.

Ekonomiska fördelar

Offentlig upphandling kan skapa nya möjligheter och arbetstillfällen för de finländska matproducenterna, vilket i sin tur kan öka skatteintäkterna i en kommun. De föregångarkommuner som utnyttjar innovativa lösningar förbättrar sin dragningskraft och förstärker lantbrukets betydelse för den lokala och regionala ekonomin. På längre sikt är det totalekonomiskt mer fördelaktigt att använda skattemedel för att upphandla lokal mat och bibehålla de lokala pengarna i områdets kretslopp.

Den inhemska maten har en stark sysselsättande effekt – man räknar med att livsmedelskedjan indirekt sysselsätter närmare 300 000 finländare. Sysselsättningskoefficienten för hela landets livsmedelsindustri är 2,5. Det betyder att en anställd i livsmedelskedjan sysselsätter 1,5 personer i andra branscher.

SLC och offentlig upphandling

SLC har i mars 2017 förnyat sin upphandlingsbroschyr Offentlig upphandling - Mera finländskt och närproducerat till våra offentliga kök.

Vill du som fullmäktigeledamot till ditt kommunfullmäktige lämna in en motion om upphandling av ansvarsfull, hållbar mat i din kommun kan du använda dig av vår motionsmall. Om du som kommuninvånare eller via din förening vill lyfta fram frågan i din kommun kan du till fullmäktige lämna in ett initiativ. I båda fallen kan du använda dig av SLC:s mall för motion/initiativ för upphandling av ansvarsfull, hållbar mat. Motionsmallen finns även på finska. Gör så här:

- stryk antingen ordet motion eller initiativ i dokumentet beroende på vilkendera du vill lämna in
- skriva in namnet på din kommun/stad samt datum.
- kolla även att innehållet i de föreslagna att-satserna lämpar sig för just din kommun; t.ex. finns det redan en mat- eller upphandlingsstrategi kan det vara på sin plats att efterlysa att strategin uppdateras för att anamma statsrådets principbeslut om ansvarsfulla upphandlingar. 
- som fullmäktigeledamot lämnar du in motionen till fullmäktige
- som kommuninvånare har du enligt kommunallagens 28 § rätt att komma med initiativ till kommunen i frågor som gäller kommunens verksamhet. Du kan som kommuninvånare lämna in initiativet direkt till din kommun (kolla med kommunen hur du ska gå till väga) eller via webbtjänsten Invånarinitiativ.fi lägga fram initiativ till de kommuner som är med i tjänsten samt stödja och följa upp initiativ som lagts fram av andra. Om minst 2 % av kommunens röstberättigade invånare undertecknar och lägger fram ett initiativ, ska frågan tas upp till fullmäktigebehandling inom sex månader.

Inom ramen för en gemensam upphandlingskampanj med MTK har det tagits fram en vädjan samt en hustavla med konkreta kriterier för upphandling som överlämnas till kommunala beslutsfattare och upphandlingsansvariga. 

I Närmatsguiden Mer närproducerad mat för kunder inom offentliga kök finns också många bra argument och råd för att upphandla mer närproducerat på kommunernas tallrikar.

Tveka inte att ta kontakt med oss om det är något du undrar över